La numérisation façonne toujours plus le travail quotidien des cabinets d’avocats.
Longtemps imperméable aux nouvelles technologies, la branche est en train de se redéfinir
Correspondance par courrier postal, épuisantes recherches dans d’épais ouvrages de lois et soirées passées à compulser des classeurs fédéraux bourrés de dossiers: aucun secteur n’est resté aussi durablement cramponné à l’analogique que la justice.
Mais il connaît désormais à son tour une mutation. Correspondance électronique, recherches en deux minutes dans les recueils de lois, récupération d’informations efficace dans les banques de données: la numérisation a fait son entrée dans les études d’avocats. Elle frappe avec insistance à la porte de celles qui se verrouillent contre le changement.
Pour les activités standardisées, surtout, les études d’avocats affrontent la concurrence accrue des entreprises LegalTech, notamment lorsqu’il s’agit d’élaborer des contrats simples de travail, d’achat de voiture ou de prêt sur Papiertiger.com, de la fondation simple d’une société sur Startups.ch ou de la demande d’indemnités de retard aux compagnies aériennes sur Flightright.de. Le tout pour une fraction des honoraires d’avocat habituels. Les clients privés et les entreprises qui se sont depuis longtemps convertis au numérique sont les principaux moteurs de ce changement. Ils attendent de la part de leurs avocats des réponses rapides à prix réduit. Des attentes qu’il n’est possible de satisfaire que par une hausse de l’efficacité via les IT.
«On ne saurait échapper à la numérisation», assure Matthias Gstoehl, associé chez Lalive. Si on s’en sert bien, elle offre beaucoup d’opportunités. Elle représente bien sûr aussi un défi, comme le maniement du big data ou, de manière générale, la gestion des données.»
Tandis que les geeks rêvent d’une révolution dans le métier d’avocat et s’extasient à l’idée que l’intelligence artificielle leur permettra d’économiser beaucoup de temps et d’argent, notamment pour la recherche et l’obtention d’informations, les sceptiques mettent en garde contre les risques possibles. Notamment parce que la sécurité des données confidentielles n’est plus assurée ou que la numérisation supprime des centaines d’emplois. Les uns et les autres ont raison.
A la place d’une bibliothèque
Après les investissements initiaux, la numérisation comporte un important potentiel de réduction des coûts. Il existe désormais pas mal d’outils qui facilitent la gestion de projets, la prospection de clientèle, le marketing, l’analyse de données et l’organisation interne de l’étude. «Suivant la spécialisation, des questions entièrement différentes se posent», explique Marc Veit, associé chez Lalive.
Il distingue entre les solutions pour les activités de transaction et pour les procès, surtout internationaux. Dans le premier cas, la question est de savoir dans quelle mesure l’informatique peut établir au nom des avocats des contrats plus vite, mieux et moins cher. «L’ordinateur devrait faire ça bien, bientôt mieux», pense Marc Veit. Dans un avenir proche, les avocats devraient pouvoir proposer à leurs clients de bonnes solutions, même sans le savoir-faire d’un grand cabinet, notamment pour les transactions standardisées.
Faciliter la collecte et le traitement d’informations
Dans les procès internationaux, en revanche, l’intelligence artificielle ne doit pas établir des documents juridiques, mais faciliter la collecte et le traitement d’informations. L’étude Lalive a dû examiner pour un client étranger des dizaines de milliers de documents rédigés dans une langue exotique. Seuls deux collaborateurs étaient familiers de cette langue. Beaucoup trop peu pour défricher tous ces documents dans les délais. Grâce à un logiciel de traduction sophistiqué et au recours à des réseaux neuronaux, les documents ont été rendus accessibles à d’autres avocats. «Cela n’aurait pas été possible il y a encore trois ans.»
Il y a beaucoup d’avantages. Des sites tels que Swisslex.ch ou Gesetze.ch remplacent aujourd’hui une coûteuse bibliothèque de recueils de lois; des logiciels de dictée ou de correspondance automatisée ont pris la place du personnel de dactylographie. Et le gain de mobilité ménage du temps libre. Pour une vérification de due diligence, par exemple, il était normal jusqu’ici de compulser, des jours durant, des classeurs fédéraux dans un local sécurisé; actuellement, si l’entreprise l’a prévu, on peut visualiser des documents numérisés à l’aide d’un code d’accès. Grâce à un carnet de bord qui enregistre combien de temps une personne a passé sur un document, l’entreprise conserve le contrôle, relève Nikola Bellofatto, avocat d’affaires chez Lustenberger Rechtsanwälte. «Pour une due diligence, il n’est désormais plus forcément nécessaire d’être présent.»
La sécurité des données
De nouveaux modèles d’affaires émergent et les processus sont transformés grâce aux nouvelles technologies et aux applications. Un contexte commercial fortement modifié par la technique a aussi des répercussions sur les conditions-cadres juridiques et sur la législation, souligne Simon Osterwalder, Managing Partner chez Bratschi. Et donc aussi sur les questions et les évaluations du risque auxquelles les avocats sont confrontés: «Nous pensons que ce sont-là les premiers défis auxquels nous, les avocats, devons nous adapter à temps.»
Autre défi: la sécurité des données. La fuite massive de données de l’étude d’avocats Mossack Fonseca montre ce qui se produit, dans un cas extrême, lorsque les données sont insuffisamment protégées.
Cette puissante entreprise, avec ses 44 filiales et ses 500 collaborateurs, a cessé d’opérer en mars 2018. L’atteinte à la réputation causée par les Panama Papers était décidément trop grande. Le stock de données détourné, 2,6 térabytes, contenait des informations sur plus de 214 000 sociétés offshore, notamment 4,8 millions de courriels et 2,1 millions de fichiers PDF. Des données qui tiennent de nos jours sur une clé USB que l’on met dans sa poche. Sur un support papier, de telles données rempliraient aisément 500 000 épais classeurs et il n’aurait donc pas été possible de les subtiliser subrepticement.
Pour protéger les données de telles fuites, Lalive a pris des mesures de sécurité. «Des audits réguliers qui isolent nos systèmes de l’extérieur, la formation des collaborateurs et les contrôles s’avèrent désormais indispensables», note Matthias Gstoehl. De même que l’implication des clients: ils doivent être d’accord avec un mode de travail numérique, car il subsiste toujours un certain risque.
Les coûts informatiques s’envolent
Même si les fournisseurs promettent des solutions cloud standardisées pour protéger des données auxquelles nul malveillant n’aura accès, nombre d’avocats demeurent sur leurs gardes. Les clients entendent certes avoir un accès rapide à leurs données mais, en même temps, ils exigent une sécurité absolue. Les cabinets d’avocats doivent donc développer leurs propres solutions, ce qui engendre des coûts élevés. De manière générale, le budget IT prend de plus en plus de place. Selon Samuel Meier, COO et Corporate Secretary chez Walder Wyss, si les coûts du hardware ont été divisés par deux, ceux du software ont doublé et ceux des services quadruplé.
Ces huit dernières années, le facteur de coûts principal a été représenté par l’infrastructure IT, la connectivité et la réduction maximale des défauts système, commente Simon Osterwalder. «A l’avenir, d’autres applications (disponibilité, communication, sécurité) prendront la place des facteurs mentionnés.» Et les coûts IT devraient augmenter. Souvent, les petites études ne peuvent pas s’offrir des investissements sans cesse accrus dans leur infrastructure. C’est pourquoi la numérisation engendre des consolidations dans l’univers des avocats, relève Samuel Meier. Marc Veit, pour sa part, pense qu’aussi bien les petits que les grands cabinets en tirent profit à leur manière: tandis que les grands cabinets réussissent, par un budget IT élevé, à réduire le coût de leur personnel, les petits peuvent acquérir auprès des fournisseurs de cloud des systèmes qui, il y a peu d’années encore, étaient hors de portée en raison de coûts d’infrastructure élevés.
Pour Simon Osterwalder, les grands cabinets sont avantagés grâce aux économies d’échelle qu’ils réalisent. Il n’y a pas de sens à ce qu’un avocat fasse installer un équipement juste pour lui, si un grand nombre d’utilisateurs similaires peut s’en servir sans grands coûts marginaux. «De ce fait, les associations d’avocats devraient assumer un leadership accru au nom de ceux de leurs membres qui ne veulent pas d’une «usine juridique».»
Les tribunaux restent analogiques
Actuellement, les tribunaux constituent un frein. «C’est fou de constater à quel point les tribunaux et les autorités restent peu numérisés dans notre pays», s’exclame Gian Sandro Genna, fondateur de Jusonline AG, dans son article «Sommes-nous prêts, nous les avocats, pour l’ère numérique?» La gestion de dossier ou la consultation de documents électroniques par le biais d’un espace de données en ligne sécurisé sont «un bide complet». Même les entrées électroniques avec documents à signature numérique et via un courriel sécurisé sont, selon lui, «activement contrariées par les obstacles bureaucratiques».
Le dialogue juridique électronique avec les tribunaux est «à peu près impraticable», commente à son tour Marc Veit. Un des problèmes est la pratique différenciée d’un canton à l’autre. Dans bien des cas, on transmet électroniquement des documents qui, au tribunal, sont imprimés pour qu’on y appose un code-barres. Puis les documents sont à nouveau scannés. Dans les pays voisins ou dans les arbitrages internationaux, la numérisation est bien plus avancée. En Autriche, par exemple, tout est devenu électronique. Il faudrait vraiment qu’en Suisse quelque chose se passe rapidement, ne serait-ce qu’en raison des coûts élevés qui sont mis à la charge des parties.
Pour bien des juges, en tout cas, des échanges juridiques électroniques seraient une plus-value. Tandis que les entrées envoyées par courrier postal arrivent souvent peu avant l’échéance dans une épaisse enveloppe et nécessitent encore tout un travail, la voie électronique engendre automatiquement un surcroît de communication, parfois plusieurs fois par jour. Les juges ne devraient pas tous s’en réjouir.
Reste que les tribunaux bougent, quoique lentement. «Comme le parchemin a été remplacé par le papier, le papier sera désormais remplacé par des systèmes d’information numériques», écrit le secrétaire général du Tribunal fédéral dans «Die Gerichte auf dem Weg zum elektronischen Dossier» en 2017. Avec l’introduction du dossier de justice électronique et d’échanges juridiques purement électroniques, les données seraient accessibles en tout temps à tous les justiciables.
Mais cela prendra encore du temps. L’interface du projet informatique national des autorités de poursuite pénale est un défi considérable. Les projets doivent être conçus de manière à se compléter l’un l’autre. Pour 26 cantons, cela signifie beaucoup de discussions et un gros effort de coordination.
Au début du début
Un coup d’œil aux Etats-Unis indique vers quoi on pourrait évoluer. Dans la branche des avocats, la numérisation avance à grands pas dans un contexte pourtant conservateur. Les développeurs travaillent sur des plateformes qui épluchent des documents en quête de preuves pour des procédures judiciaires ou qui vérifient et dressent des contrats. L’intelligence artificielle contribuera bientôt à découvrir des fraudes en entreprise ou à réaliser des contrôles de due diligence préalablement à des acquisitions.
La branche des avocats en est là où d’autres secteurs en étaient il y a dix ans, lance Noory Bechor, CEO de LawGeex, une plateforme numérique qui vérifie des contrats pour le compte de CNBC International. «C’est comme si on était au début du début.» Autrefois, il passait lui-même des heures à examiner des contrats. Bien des gestes étaient très répétitifs, ce qui l’a convaincu qu’une bonne partie de ce travail pouvait être assumée par l’intelligence artificielle. Et cette dernière, grâce à sa capacité d’apprentissage, sait comparer des contrats jamais vus auparavant avec des contrats analogues tirés d’une base de données.
Les ordinateurs ont l’avantage de n’être jamais fatigués et de ne jamais avoir faim. Ils travaillent 24h/24, plus vite que les humains, résume Jay Leib, fondateur de NexLP, une solution numérique qui pêche dans les documents les informations essentielles. Il va de soi que des machines peuvent aussi commettre des erreurs, mais il en va de même pour les humains, relativise-t-il.
«Le premier avocat artificiellement intelligent du monde»
Dans un but de comparaison, le cabinet d’avocat international Reed Smith a laissé une plateforme d’intelligence artificielle traiter une affaire conclue de façon traditionnelle par des avocats. Le résultat, dit-on, fut réjouissant. La machine avait certes commis des erreurs, mais elle en avait aussi découvert d’autres, commises par des avocats. Dans l’ensemble, l’exercice s’était avéré convaincant. La machine s’était montrée beaucoup plus rapide que les humains: elle mettait un certain nombre de minutes à régler un cas pour lequel les avocats avaient mis des jours.
En 2016, l’étude BakerHostetler fit savoir qu’elle avait embauché son premier robot pour apporter sa contribution dans les affaires de faillite. ROSS – c’était son nom – était décrit comme «le premier avocat artificiellement intelligent du monde». La machine est censée dépouiller des milliers de documents, reprenant ainsi le travail de multiples avocats stagiaires.
Un brin de scepticisme
Les avocats suisses ne sont pas encore convaincus. Pour Samuel Meier, on ne peut pas mobiliser de l’intelligence artificielle partout. Le taux de réussite est de tout juste 50%, bien éloigné d’une entrée en action productive. «Il faudra encore un long entraînement et de méchantes pannes jusqu’à ce qu’on en arrive à des contrats auto-écrits.» Mais son étude est à l’avant-garde, assure-t-il, et emploie divers outils afin de tester leur potentiel.
Il se pourrait qu’un producteur de logiciels développe prochainement un code capable de chercher les délais de résiliation dans des contrats ou d’autres clauses impératives «qui auraient dans une transaction d’entreprise une influence calculable sur la valorisation de ladite entreprise et donc sur la fixation du prix d’achat», commente Simon Osterwalder. Mais il faut rester circonspect, «car nous ne nous attendons pas à ce qu’un client accepte dans un délai prévisible une clause de non-responsabilité par laquelle les avocats reporteraient la responsabilité de leur action sur un quelconque travail de machine».
«Les avocats ne seront jamais entièrement remplacés par des machines parce qu’au bout du compte, l’homme est toujours impliqué quelque part en cas de problème de technique juridique», estime l’ancien procureur et désormais avocat Dave Zollinger. Pour lui, la plupart des petites études ne sont en principe pas concernées, car leurs clients ont des problèmes qui doivent être résolus par l’homme, pas par la machine. «Parce qu’aussi les interlocuteurs sont des hommes et non des machines.»
Plus de temps pour être avocat
Des offres combinées de produits LegalTech et de conseils d’avocats hautement qualifiés caractériseront les modèles d’affaires appelés au succès», écrit Benno Quade dans l’Anwalt Revue (6/7/2017). Pour lui, l’avocat peut étendre son offre de conseil et mettre en œuvre son profil de compétences particulier dont, en principe, ne disposent ni les start-up Legal-Tech, ni la plupart des conseillers d’entreprise. Cela comprend notamment la compétence de procéder et de négocier, ainsi que la compétence Legal IT. C’est de cette façon que les avocats d’entreprise obtiendraient le conseil nécessaire en numérisant la fonction juridique et que les avocats extérieurs créeraient de la plus-value par de nouvelles offres.
L’image professionnelle des avocats va changer, prophétise Matthias Gstoehl. «On se crée de l’espace pour les compétences de base de l’avocat: grâce aux informations traitées par la machine, il reste davantage de temps pour la réflexion connectée et stratégique.» Pendant que les machines exécutent le travail routinier, l’avocat peut conseiller ses clients, pense Nikola Bellofatto. «Pour cela, il faut de l’expérience et du savoir-faire, ce dont une machine ne dispose pas.»
Monica Fahmy