Un rapport urgent à produire, une présentation soporifique à assimiler, un texte hermétique à déchiffrer... Pour mobiliser efficacement son attention, il faut respecter certaines règles.
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Vous êtes plongé dans la proposition de contrat que vient de vous envoyer l'un de vos plus importants partenaires. Les termes sont techniques, la typographie minuscule mais vous vous accrochez pour comprendre. Jusqu'à ce que le téléphone de Bruno, votre collègue d'en face, sonne. En un instant, votre concentration s'est évaporée et vous voilà happé par la conversation.
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"L'environnement de travail influe beaucoup sur le niveau d'attention que vous portez à une tâche", explique Céline Lemercier, maître de conférence en psychologie cognitive et ergonomie à l'université de Toulouse Le Mirail. Un bureau bruyant, l'entrée d'une personne dans la pièce mais aussi un poste de travail envahi par de multiples dossiers... tout cela peut venir altérer la focalisation de la personne sur ce qu'elle a à faire.
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La première des étapes est donc d'éliminer un maximum de ces perturbations. Cela passe par l'élaboration de règles de vie en commun clairement énoncées : les coups de fils personnels ou longs doivent avoir lieu dans une pièce séparée, une salle de réunion par exemple. Individuellement, vous pouvez imaginer un code couleur pour indiquer aux personnes qui veulent vous parler quelle est votre disponibilité : vert, vous pouvez être dérangé, rouge, c'est silence complet
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Dix conseils pour réduire le bruit
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Le bruit est l'inconvénient majeur des espaces de travail ouverts. Quelques bonnes pratiques permettent néanmoins de le limiter.
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Alors que ce mode d'organisation de l'espace de travail se généralise, la fatigue et le stress générés par la proximité physique des salariés sont de moins en moins bien supportés. Des solutions existent pourtant pour favoriser le travail en silence dans les espaces ouverts. Choix au moment de la conception des plans, organisation de l'espace ou petites astuces de dernière minute : voici dix conseils pour améliorer le confort sonore de vos collaborateurs.
1 Bien choisir ses locaux
L'open-space présente de nombreux avantages : facilitation du travail en équipe, atténuation des liens hiérarchiques, meilleure circulation de l'information... Mais c'est aussi un mode d'organisation de l'espace très exigeant. "En open-space, tout défaut prend plus d'importance", met en garde Jean-Pierre Bosquet, président du groupe Architecteurs. La première des conditions pour rendre l'espace de travail vivable est évidemment sa superficie. "En dessous de 12 m² par individu, il devient difficile de gérer les problèmes de bruit, quoi que l'on fasse", explique Jean-Pierre Bosquet. La hauteur sous plafond doit également être étudiée de près, avec un spécialiste, en fonction de la superficie de l'espace. "Si 2,70 mètres peuvent suffire pour un bureau de 20 m², ce n'est pas le cas d'un espace de 300 m² ", rappelle l'architecte.
2 Opter pour des matériaux non réverbérants
Les matériaux choisis au moment de la conception des plans, à la fois pour les murs, les plafonds et les sols, influent de manière importante sur la circulation des sons dans l'open-space. La grandeur à surveiller pour faire son choix est le coefficient de réverbération acoustique : plus les voix sont absorbées rapidement, mieux c'est.
Pratique
3 Isoler les espaces bruyants
Photocopieur, imprimante partagée, porte d'entrée et bien évidemment coin café : certaines zones génèrent beaucoup plus de nuisances sonores que d'autres. Elles ont besoin d'être isolées ou tout du moins, nécessitent un traitement particulier. Ainsi, il n'est pas obligatoirement indispensable de chercher à annuler le bruit : "entendre l'activité en provenance de l'entrée n'est pas grave. Il faut surtout se prémunir contre le trouble visuel", indique Jean-Pierre Bosquet. En effet, les mouvements intempestifs contribuent fortement à la nuisance sonore, en attirant l'attention sur un bruit de fond que l'on n'aurait pas obligatoirement perçu sinon. Pour l'entrée, l'installation d'une chicane peut ainsi être suffisante.
4 Délimiter des espaces pour la circulation
Ne pas être constamment dérangé est essentiel pour préserver sa concentration. "Bien identifier les zones dédiées à la circulation des personnes évite que celles-ci soient tentées de s'arrêter aux différents postes de travail", conseille également le président du groupe Architecteurs. Le choix des couleurs, des lumières permet de créer une ambiance différente et de bien matérialiser ces allées.
5 Avoir recours à des cloisons intermédiaires
Pour reproduire le concept de segmentation des bureaux tout en conservant l'idée d'ouverture de l'open-space, certaines entreprises ont opté pour l'installation de cloisons à mi-hauteur, parfois transparentes. Mais leur utilité reste encore à prouver : "En dessous de 1,70 mètres, elles ne servent pas à grand chose en termes d'acoustique mais elles sont très importantes psychologiquement pour le salarié qui peut ainsi se reconnaître dans son emplacement de travail", explique Jean-Pierre Bosquet.
En revanche, dans le cas d'une organisation des bureaux en marguerite, l'installation de petites cloisons de moins d'un mètre de haut est très efficace pour limiter les bruits en provenance de son collègue d'en face. Il faut néanmoins essayer d'éviter au maximum ces vis-à-vis : "il faut organiser les bureaux de telle sorte que les voix ne convergent pas, or le son part en face de la personne qui l'émet, détaille l'architecte. Le regard doit également pouvoir se poser sur quelque chose d'inanimé pour préserver la concentration."
6 Prévoir des salles de réunion
Les conversations croisées à l'intérieur d'un open-space sont à l'origine de bien des nuisances sonores. Aussi le recours aux salles de réunion doit-il être généralisé, y compris pour des échanges relativement informels. Des salles de différentes tailles peuvent ainsi être imaginées, si les locaux le permettent, les plus petites étant éventuellement utilisées dans le cas d'entretiens téléphoniques prolongés.
7 Réduire le bruit des appareils
Les mécanismes de ventilation, de chauffage ou de climatisation peuvent se révéler particulièrement bruyants. Leur choix doit être fait en tenant compte de critères acoustiques.
8 Penser à l'option "musique de fond"
Les avis sont très partagés quant à la diffusion d'une musique d'ambiance. Relaxante pour certains, elle est source de déconcentration pour d'autres.
Sites
9 Mettre en place des codes couleurs
Une astuce que chaque salarié peut facilement mettre en place à son poste de travail : le code couleur indiquant son niveau de disponibilité. Une signalétique rouge, jaune ou verte peut ainsi symboliser les trois états : "à ne pas déranger", "à ne déranger que pour des urgences" et "disponible".
10 S'isoler individuellement
Et si ces différentes solutions ne suffisent pas, il est toujours possible de s'isoler virtuellement grâce à des obturateurs d'oreilles ou des casques de protection, à l'image de ceux utilisés sur les chantiers. La technologie fournit également de nouvelles solutions. Ainsi, le système "anti-bruit" de certains casques annule le fond sonore ambiant : un micro capte les sons extérieurs au casque qui diffuse alors dans l'oreille des sons opposés pour les neutraliser.
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Diviser son attention : tout dépend des cas
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Ne peut-on donc pas faire plusieurs choses à la fois ? C'est un peu plus compliqué que cela comme l'explique la chercheuse : "On a longtemps pensé que si l'on faisait deux choses en même temps, notre efficacité était moindre sur au moins l'une des deux. Depuis peu, on reconnaît que c'est possible si l'une des deux tâches a été automatisée. "
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Ecrire un mail en écoutant de la musique est ainsi envisageable, à condition qu'elle n'entraîne pas notre attention. Ce ne sera par exemple pas le cas des chansons, dont on écoutera les paroles, ou des musiques très rythmées, propices à la déconcentration. De même, la prise de notes lorsqu'on écoute une personne parler n'est possible que si l'on a automatisé l'écriture. "En revanche, envoyer un mail tout en écoutant son chef, sans détériorer au moins l'une des deux tâches, n'est pas possible", précise Céline Lemercier.
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Se préparer mentalement
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Même enfermé dans un bureau parfaitement insonorisé et éclairé, il peut se révéler difficile de se concentrer. En effet, "l'attention subit également l'influence de nos propres pensées. Un état émotionnel négatif, déprime ou colère par exemple, sera nuisible", explique Céline Lemercier. En d'autres termes, ruminer empêche de se concentrer. A noter que des émotions positives trop fortes peuvent être tout aussi pénalisantes. La solution ? Circonscrire ses pensées dans le temps : on réfléchira au moyen de faire garder les enfants ce week-end seulement à la pause de midi et si on se rappelle brusquement un coup de fil à passer, on le notera sur un pense-bête. Le cerveau, rassuré, pourra retourner à sa tâche principale.
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Quelques exercices
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Pour améliorer sa concentration, il est important de savoir mobiliser son attention rapidement. Lorsque vous vous asseyez à votre bureau le matin, ne perdez pas dix minutes à regarder autour de vous tout ce qui se passe. La mobilisation de l'attention peut se travailler avec quelques exercices simples. Vous pouvez par exemple vous concentrer sur un objet à proximité de vous et le fixer jusqu'à n'avoir conscience de rien d'autre pendant deux ou trois minutes. Vous pouvez également vous entraîner à compter à rebours à partir de 100, en compliquant l'exercice par certaines consignes (par exemple, soustraire 1 à 100, puis 2 à 99 puis 3 à 97, puis 4 à 94, etc.). Il faut savoir faire ce type d'exercice y compris dans un environnement bruyant.
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L'importance du physique
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Enfin, il ne faut pas oublier l'importance de l'état physique sur sa capacité de concentration. Fatigué, on a d'autant plus de mal à soutenir son attention. Une alimentation équilibrée, ni trop riche pour ne pas s'endormir, ni trop légère pour ne pas tomber en hypoglycémie, est également à privilégier.
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Bien organiser son rythme de travail
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Améliorer sa concentration, c'est aussi revoir sa manière de travailler. Les capacités cognitives d'une personne ne sont en effet pas au maximum de leur efficacité tout le temps.
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Segmenter sa tâche pour laisser son attention respirer
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Tout d'abord, il faut alterner les phases d'intense concentration avec des phases de relâchement. "On peut être attentif pendant environ 45 minutes d'affilée, note Céline Lemercier. Lorsque l'on a une longue tâche à réaliser, mieux vaut ainsi travailler une demi-heure, puis prendre quelques minutes de repos, retravailler une demi-heure et ainsi de suite jusqu'à ce qu'elle soit achevée. Cette phase de repos n'a pas besoin d'être longue, entre 1 et 5 minutes suffisent." C'est l'occasion de prendre un café, d'aller chercher un document à l'imprimante ou de vérifier sa boîte mail. A noter que cette dernière, importante source de déconcentration, doit demeurer fermée le reste du temps.
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Les apports de la chronopsychologie
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Ensuite, il faut programmer les tâches à réaliser aux bonnes heures de la journée. "Les meilleurs moments pour mobiliser son attention sont le matin de 10h à 12h et l'après-midi de 16h à 18h, explique la chercheuse. Il faut en revanche éviter le début d'après-midi." Organiser ses réunions en fin de journée n'est donc pas une si mauvaise idée que cela si vous souhaitez avoir toute l'attention de vos collaborateurs.
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Quelques cas où se concentrer est difficile
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Assister à une réunion soporifique
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Vous écoutez la présentation d'Hervé, votre DAF, mais il vous est vraiment difficile de rester concentré sur les tableaux de chiffres et les graphiques qu'il vous présente. Pour mobiliser votre attention malgré tout, quelques astuces existent.
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L'idéal est de chercher à reformuler ce qui est dit. On peut ainsi prendre des notes, si possible en ne transcrivant pas mot à mot ce qui est dit mais en utilisant ses propres termes. Il est également possible d'organiser ses idées sous forme de schémas simples, avec les mots-clés et les liens de causalités entre eux. D'une manière générale, il faut se poser un maximum de questions intérieurement : le raisonnement tenu par l'intervenant tient-il la route ? Quels exemples ou contre-exemples pourrais-je trouver dans mon quotidien ? Quelles conséquences ce que j'entends peut-il avoir sur mon activité ? A chaque fois, un même principe : ne plus être passif.
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Lire un texte hermétique
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Les recettes précédentes s'appliquent également dans le cas d'une lecture difficile, par son contenu ou sa forme. On peut en ajouter quelques autres. Vous pouvez ainsi alterner les niveaux de lecture : vous commencez par un survol des titres des chapitres ou des parties, qui doivent être assimilés. Vous continuez par la lecture de l'introduction et de la conclusion pour cerner la problématique du texte. Enfin, vous vous lancez dans la lecture intégrale.
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La question de la motivation peut aussi être stratégique : puisqu'il est difficile de se concentrer sur ce qui ne nous intéresse pas, il faut créer cette motivation artificiellement. Avant de vous mettre à la tâche, remémorez-vous tout ce que la lecture de ce texte vous permettra de faire : en savoir plus long que d'autres collègues, éviter une erreur aux conséquences fâcheuses pour votre activité... Enfin, en dernier ressort, vous pouvez prévoir de vous accorder une "récompense" pour avoir accompli cette tâche difficile. Quant à la nature de cette récompense, c'est à chacun ses goûts.
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Quelques trucs pour améliorer la concentration de votre enfant
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Si l’heure des devoirs est un long combat car l’esprit de votre enfant rêvasse plutôt que de calculer, vous avez besoin de ces exercices de gymnastique du cerveau.
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Votre enfant sait pourtant si bien se concentrer sur son jeu de blocs Légo, il peut être tellement pris par les détails de son dessin, comment faire rejaillir cette énergie lorsqu’arrive le temps de se concentrer à des tâches plus scolaires?Suzelle Mongrain a commencé sa carrière comme enseignante et utilise depuis plus de 25 ans la kinésiologie éducative pour aider les enfants à se concentrer. Directrice depuis plus de 15 ans de la Maison de la famille de Trois-Rivières et conférencière à travers le Québec, elle a aidé des dizaines d’enfants à se sentir mieux dans leur corps. Que ce soit pour la concentration, pour la gestion des émotions ou pour arrêter l’enfant de faire pipi au lit, cette méthode de gymnastique du cerveau n’apporte que des bienfaits.Invitée par le programme d’Éducation en services à l’enfance du Collège Boréal, Mme Mongrain a présenté les principaux exercices de la gymnastique du cerveau samedi dernier à une foule de plus de 50 personnes réunie au Collège Boréal à Toronto et par vidéo-conférence à Sudbury et à Nipissing.
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Il faut savoir que le cerveau est divisé en deux hémisphères: l’hémisphère droit qui est connu pour être la zone plus créative et l’hémisphère gauche qui est plus rationnel. La gymnastique du cerveau est composée de mouvements qui demandent l’utilisation des deux hémisphères du cerveau en même temps afin de mieux les relier entre eux et ainsi stimuler ces deux hémisphères pour accomplir la tâche souhaitée.
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La marche croisée
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«Un simple exercice comme la marche croisée calme l’individu, le recentre sur lui-même et lui donne la concentration nécessaire pour accomplir une tâche», mentionne Mme Mongrain.
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La marche croisée est simple: soulever le genou gauche et touchez-le de la main droite, ensuite, soulever le genou droit et touchez-le de la main gauche. Faire ce mouvement pendant une minute tous les jours pour un bien-être constant ou particulièrement avant la tâche à accomplir. Cet exercice stimule les deux hémisphères du cerveau. Mme Mongrain raconte qu’elle a rencontré dans sa pratique un garçon de 24 ans qui voulait de l’aide pour préparer son entrevue. «Lorsque je lui ai fait faire la marche croisée, il n’était pas capable d’utiliser le bras opposé pour toucher son genou levé. Il a donc fallu rééduquer son cerveau à utiliser les deux hémisphères en même temps.» Après un certain temps, cet exercice est devenu facile pour lui mais il ne voyait pas d’amélioration dans son quotidien. Jusqu’à ce que son correspondant par courriel lui demande si c’était toujours bien lui qui écrivait car depuis quelque temps les phrases étaient beaucoup plus claires. Le cerveau du jeune homme était donc mieux organisé. Mme Mongrain demande au parent de toujours faire les exercices avec leur enfant. Ainsi l’enfant ne se sent pas laissé seul à cette nouvelle pratique et de plus, le parent en ressent aussi les bienfaits. Mme Mongrain raconte que «l’enfant se sent tellement bien lorsqu’il fait ces exercices que c’est lui qui demande au parent à les refaire au bout d’un certain temps. Inconsciemment, son cerveau a besoin de ce mouvement.»
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Le huit couché
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Un autre exercice simple à faire consiste à dessiner sur un mur devant nous le chiffre huit couché. Plus le huit est grand, plus l’exercice est bienfaiteur. Vous vous en doutez maintenant, ce mouvement va stimuler les deux hémisphères du cerveau. L’enfant ou l’adulte qui pratique cet exercice aura une meilleure compréhension de la lecture et de l’écriture. Pour un enfant, Mme Mongrain suggère au parent ou à l’enseignant de dessiner un gros huit couché sur un carton, de le mettre au mur et demander à l’enfant de le suivre avec son doigt, ou avec son oreille collée à son bras. À faire avec un bras et ensuite l’autre bras pour bien stimuler l’hémisphère droit et l’hémisphère gauche du cerveau.Mme Mongrain encourage les parents à faire ces exercices pour eux-mêmes et pour leurs enfants. «J’aimerais partager ces bons résultats avec les autres personnes qui ne connaissent pas encore ces mouvements simples pour le bien-être de leur cerveau.»
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Egger Ph.